Checklist de documentos por situação da obra: o que separar antes de falar com qualquer equipe

O que cada documento prova, e o que acontece quando ele falta

O alvará prova que a obra começou com licença e em que data. O papel de conclusão da prefeitura, que muda de nome conforme a cidade, prova quando terminou e com que área. A Receita cruza os dois com o cadastro, porque a lei manda a prefeitura informar os alvarás e os habite-se que concede. Sem alvará, a data de início vira pergunta. Sem papel de conclusão, área e fim da obra saem de outro documento, e costumam sair piores.

A matrícula prova quem é o dono e o que está registrado: às vezes só o terreno, sem a casa. O carnê do IPTU prova a área construída que a prefeitura já conhece e desde quando cobra por ela. Quando a área do IPTU é maior que a da matrícula, a construção existe para a prefeitura e ainda não para o cartório. Sem esses dois papéis, ninguém sabe se a obra a regularizar é a mesma que está no registro.

O projeto aprovado e a ART do engenheiro ou o RRT do arquiteto provam a área projetada, o tipo de obra e quem respondeu tecnicamente por ela. Na análise, a área é a base da conta: projeto sem responsável assinado deixa a área em aberto, e área em aberto tende a ser preenchida pelo pior número. Se o profissional sumiu, o conselho de classe guarda o registro.

Notas fiscais de material e de serviço provam o que foi comprado, de quem e quando. Material e serviço são colunas diferentes da conta: guarde as duas separadas. Nota em nome de outra pessoa, sem data ou sem o endereço da obra vale menos. Nota nenhuma? A obra é lida pelo padrão da Receita, não pelo que você gastou.

Recibos, contratos e folha de quem trabalhou provam quem executou a obra e como foi pago: empreiteiro com nota, pedreiro autônomo com recibo, funcionário registrado com folha. É a prova que mais falta, porque quase ninguém guarda. Sem ela, a Receita não sabe quem fez e presume a mão de obra pelo tamanho da obra. Recibo simples, com nome, CPF, valor e data, já é documento.

O cadastro da obra (CNO) prova que a obra já existe para a Receita e com quais dados: área, endereço, responsável, datas. Se já existe, o número entra na pasta; se está errado, corrigir vem antes de tudo. A carta ou intimação prova o que a Receita já sabe, o que ela pede e até quando. Ela não é o problema. É o índice do problema. A equipe sem a carta na mão responde no escuro.

O que separar em cada situação, antes de falar com qualquer equipe

1. O cartório pediu documentos da obra: na triagem, é esta frase. Separe a nota do cartório inteira, a matrícula, o papel de conclusão da prefeitura, o carnê do IPTU e o número do cadastro da obra (CNO), se houver. O guia do que levar ao cartório mostra a pasta bloco a bloco.
2. Recebi carta, aviso ou intimação: separe a carta completa, com número e data, o cadastro da obra (CNO), o alvará e o papel de conclusão. Confira no e-CAC que ela existe antes de mandar qualquer coisa a alguém. O roteiro está na página de conferência no e-CAC.
3. Banco segurou a parcela, venda ou inventário esperando: na triagem, escolha a certidão da obra. Separe o que o banco, o comprador ou o inventariante pediram por escrito, a matrícula, o papel de conclusão, o IPTU e as notas. Aqui o tempo é de terceiros: a pasta pronta é o que a equipe lê primeiro.
4. Obra terminada há anos: separe tudo que tenha data: alvará, papel de conclusão, IPTU antigo, notas, contas de luz e água da época, escritura. O que pode ser cobrado depende de quando terminou e do que prova isso. Leia a página de obra antiga antes de qualquer cadastro.
5. Obra em andamento: abra a pasta agora, não no fim: alvará, projeto com ART ou RRT, cadastro da obra (CNO) e uma pasta de notas e recibos que cresce junto com a obra. Quem guarda durante tem o que mostrar. Quem junta depois tem o que explicar.
6. Já mexi no CNO ou comecei o Sero e travei: separe o que já foi feito: número do cadastro, telas ou memória de cálculo salvas, o que foi transmitido e a mensagem de erro exata. A equipe começa dali. O guia sozinho ou com assessoria diz onde a análise entra. Quem está ajudando um cliente entra pela página para profissionais.

O que dá para responder agora e o que depende da obra